Tarjouspyynnöstä tapahtumaksi

Tapahtumien suunnittelu saattaa isompien valtakunnallisten tilaisuuksien osalta alkaa jo paria vuotta aikaisemmin tilaisuutta. Saamme asiakkaalta tarjouspyynnön useimmiten sähköpostilla tai puhelimella. Tässä vaiheessa käymme läpi tapahtuman mahdollista ajankohtaa, henkilömäärää, mitkä mahdolliset tilat tapahtumalle sopisivat, tapahtuman kohderyhmää sekä mahdollisten lisäpalvelujen tarvetta. Tämän jälkeen päästään tarjouksen tekoon.

Mistä tarjous sitten muodostuu?

• tilavuokrasta
• lisätekniikasta
• tarjoiluista
• somistuksesta
• palveluista (teknikot, eteispalvelu, järjestyksenvalvonta, kokoustuki, valokuvaaja, parkkiliput, bussikuljetus jne.)
• oheisohjelmasta: esim. musiikkiesitykset

Tarjous pitää sisällään aina myös voimassaolopäiväyksen sekä varausehdot.

Tarjouksen lähettämisen jälkeen saamme usein lisäkysymyksiä asiakkaalta, mahdollisia lisätarjouspyyntöjä palvelujen osalta sekä pyyntöjä pohjakarttojen lähettämisestä mitoilla asiakkaalle. Usein lähetämme myös lisäkuvia tiloista, joista asiakas on kiinnostunut.

Tässä vaiheessa viimeistään asiakas tahtoo tulla tutustumaan tiloihin. Tutustumisen yhteydessä asiakas useimmiten osaa kertoa meille hyväksyykö tarjouksen vai ei. Hyväksymisen jälkeen lähetämme asiakkaalle päivitetyn vahvistuksen tarjouksesta ja yhteistyökumppaneillemme vahvistukset heiltä tilatuista palveluista sekä tuotteista.

Isoimpien tapahtumien osalta yleensä noin 5-6 kuukautta ennen tilaisuutta pidetään ensimmäinen palaveri, jossa käydään läpi tapahtuman kulku sekä alustava aikataulu. Sovitaan rakentamisaikataulut sekä mahdollisten ennakkoon lähetettävien materiaalien saapumisajankohdat ja takaisin lähetysajat.

Asiakkaan kanssa pidetyn palaverin jälkeen lähetämme yhteistyökumppaneille tiedot rakentamisaikatauluista sekä alustavat tiedot tapahtuman ohjelmasta aikatauluineen. Tämän jälkeen ennen tapahtumaa saatetaan pitää asiakkaan kanssa muutamia palavereita, hoitaa järjestelyjä puhelimella sekä sähköpostilla.

Noin kahta tai kolmea viikkoa ennemmin tapahtumaa käydään yksityiskohdat vielä läpi tilaisuuden osalta. Vahvistetaan aikataulut ja informoidaan yhteistyökumppaneita. Tässä vaiheessa tilaamme myös mahdolliset lisäsiivoukset tiloihin. Tapahtuman osallistujamäärät vahvistetaan yleensä n. 10 päivää ennen tilaisuutta.

Edellisenä päivänä tai iltana valmistelemme omalta osaltamme tilat valmiiksi tapahtumaa varten. Tapahtumapäivänä olemme ottamassa asiakaan vastaan ennen tapahtuman alkua ja käymme vielä tapahtuman aikataulutuksen sekä tilat läpi.

Tapahtuma voi alkaa!

Kysy tarjousta: Marika Puhilas, kokouspalvelut@frami.fi